Чем аудит отличается от бесплатной презентации системы?

Результатом. Презентация показывает возможности продукта, аудит — состояние вашего учёта и приоритизированный список того, что с ним делать. Заключение аудита имеет смысл и в том случае, если вы дальше работаете без нас.

Придётся ли останавливать работу на время аудита?

Нет. Основная нагрузка — интервью с ключевыми сотрудниками и выгрузки из системы. Суммарно это несколько часов рабочего времени на человека, распределённых по неделям.

Что если по итогам окажется, что менять ничего не нужно?

Это нормальный исход, и он фиксируется в заключении прямым текстом. Аудит, который всегда заканчивается выводом «нужно внедрять», не стоит своих денег.

Мы работаем на системе, которую вы не внедряете. Аудит возможен?

Да. Предмет разбора — процессы, данные и то, как система используется, а не конкретная платформа. Ограничения платформы учитываются, но выводы делаются о вашем учёте.

Кто должен участвовать со стороны предприятия?

Обычно это начальник производства, тот, кто отвечает за систему внутри компании, и по одному представителю от склада и закупок. Без участия цеха аудит увидит только ту часть картины, которая отражена в системе.

Аудит ERP-системы на производстве: состав работ и сроки

По нашему опыту, в большинстве случаев проблема не в самой платформе, а в том, как она настроена, кто отвечает за неё внутри компании и насколько процессы в системе соответствуют реальному производству. Эти три вещи невозможно оценить со стороны — их видно только на данных.

Когда аудит нужен

Есть набор ситуаций, при которых разбор существующей системы почти наверняка окупается быстрее, чем любой другой шаг:

Отчёты из системы расходятся с реальным положением дел, и руководство перепроверяет их вручную.
Сотрудники ведут параллельный учёт в таблицах «на всякий случай».
Внедрение формально завершено, но производственный контур так и не заработал.
Обсуждается замена системы, и нужно понимать, обоснована ли она.
Планируется расширение — новый цех, новая продуктовая линия — и есть сомнения, что текущий учёт это выдержит.

Если ни один пункт не про вас, а вопрос стоит как «с чего начать внедрение с нуля», аудит не нужен — смотрите описание процесса работы.

Что входит в аудит

Анализ бизнес-процессов. Смотрим, как устроено производство, закупки и склад на практике — и как это отражается (или не отражается) в системе. Расхождение между регламентом и реальной работой — самая частая находка.
Проверка данных. Оцениваем корректность и полноту учётных данных, ищем точки, где информация теряется или вносится задним числом. Проверяется не наличие данных, а момент их появления: сведения, внесённые через сутки, для управления бесполезны.
Аудит интеграций. Проверяем связи ERP с бухгалтерией, складскими и другими системами. Ручной перенос данных между ними — обычно первая причина ошибок и первый кандидат на устранение.
Оценка нагрузки на персонал. Считаем, сколько действий требует система от оператора и мастера на типовой операции. Если интерфейс требует лишних шагов, его обходят, и никакой регламент этого не меняет.
Проверка справочников и нормативной базы. Маршруты, нормы времени, состав изделий, единицы измерения. Без них не считаются ни сроки, ни себестоимость, и большинство «неработающих» модулей упирается именно сюда.
План модернизации. На выходе — приоритизированный список доработок с оценкой эффекта и трудозатрат на каждую.

Как проходит

Аудит обычно занимает от одной до трёх недель в зависимости от размера предприятия и количества интегрированных систем и состоит из четырёх этапов.

1. Интервью с ключевыми участниками

Начальник производства, ответственный за систему, склад, закупки. Задача — узнать, как работа устроена на самом деле, включая обходные пути, которые в регламенте не описаны. Именно они обычно объясняют, почему данные в системе не сходятся.

2. Разбор данных из системы

Выгрузки за репрезентативный период: заказы, движения материалов, отметки выработки, остатки. Здесь видно то, чего не показывает ни одно интервью, — реальный момент внесения данных, доля операций, закрытых задним числом, и места, где цепочка обрывается.

3. Наблюдение на рабочих местах

Как выглядит работа с системой у оператора и мастера в течение смены. Этот этап чаще всего объясняет расхождение между тем, что система умеет, и тем, как ею пользуются.

4. Заключение и разбор

Письменное заключение и очная встреча с разбором выводов. Приоритеты расставляются по соотношению эффекта и трудозатрат, а не по полноте охвата.

Что вы получаете на выходе

Карту разрывов: где именно теряются данные и на каком этапе.
Список проблем с разделением на устранимые настройкой и требующие иного решения.
Приоритизированный план работ с оценкой трудозатрат по каждому пункту.
Ответ на вопрос о замене системы — обоснованный данными, а не мнением.

Заключение написано так, чтобы им можно было пользоваться без нас: с ним вы можете обратиться к своему ИТ-отделу, к текущему подрядчику или к другому исполнителю.

Стоимость и состав

Аудит стоит 100 000 ₽ фиксированно, независимо от того, сколько интеграций и участков будет разобрано в рамках этого объёма. В стоимость входит:

интервью с ключевыми участниками — до пяти человек со стороны предприятия;
разбор выгрузок из системы за представительный период;
наблюдение на рабочих местах на двух-трёх участках;
письменное заключение с картой разрывов и приоритизированным планом;
очная встреча по разбору выводов.

Срок — 1–3 недели в зависимости от количества интегрированных систем. Если масштаб предприятия или число площадок выходит за рамки этого объёма, состав и стоимость пересчитываются на созвоне до начала работы — без сюрпризов в процессе.

Для кого подходит

Аудит рассчитан на производственные предприятия до 100 сотрудников, где ERP-система уже внедрена, но не используется в полную силу. Отраслевая специфика влияет на то, что именно проверяется в первую очередь — см. разделы по металлообработке,пищевому производству иприборостроению.

Как подготовиться

Ничего заранее готовить не нужно — попытка «навести порядок перед аудитом» только искажает картину. Полезно другое: заранее определить, кто со стороны предприятия будет участвовать, и предупредить цех, что наблюдение на рабочих местах не является проверкой людей.

Аудит ERP-системы